Dokumenty

    Przedstawiony wykaz dokumentów ma charakter przykładowy i służy wyłącznie jako ogólne wskazanie potrzebnych materiałów.

    Każda sprawa jest traktowana przez nas indywidualnie, a po zapoznaniu się przez notariusza z dostarczonymi dokumentami podstawowymi może okazać się, że do prawidłowego sporządzenia czynności niezbędne będą dodatkowe dokumenty lub informacje, które nie zostały wcześniej wymienione. Szanując czas naszych klientów, nie publikujemy kompletnych list dla każdej czynności notarialnej – chcemy, aby Państwo przygotowywali tylko to, co naprawdę niezbędne.

    Dlatego przed wizytą warto skontaktować się z kancelarią (osobiście, telefonicznie albo mailowo). W rozmowie z notariuszem lub pracownikiem kancelarii ustalimy razem, jakie dokumenty będą potrzebne i przygotujemy indywidualną listę tylko dla Twojej sprawy. Celem jest zapewnienie pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami oraz bezpieczeństwa prawnego wszystkich stron.

    Dokumenty potrzebne do przygotowania projektu aktu należy dostarczyć wcześniej – osobiście, pocztą, kurierem lub drogą elektroniczną (skany/zdjęcia). Po ich weryfikacji możliwe jest umówienie terminu czynności. W dniu podpisania aktu konieczne jest okazanie oryginałów dokumentów oraz ważnego dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport).

    Poniżej przykładowy wykaz podstawowych dokumentów, jeśli przedmiotem jest:

    Dokumenty potrzebne przy poszczególnych czynnościach notarialnych – w postaci szybkiej check-listy do wydrukowania znajdują się również w zakładce https://notariuszborowska.info/do-pobrania

    SPRZEDAŻY LUB DROWIZNA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU:

    Potrzebne będzie przygotowanie następujących dokumentów i danych:

    • dane osobowe stron (*),
    • podstawa nabycia zbywcy (**),
    • zaświadczenie Spółdzielni Mieszkaniowej stwierdzające komu przysługuje prawo do lokalu, zawierające informacje o lokalu (powierzchnia, położenie, ilość pomieszczeń, numer księgi wieczystej, itp.) oraz informację o braku zaległości w opłatach związanych z eksploatacją lokalu,
    • numer księgi wieczystej – jeśli jest prowadzona dla tego prawa,
    • zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu (tylko do umowy sprzedaży),
    • świadectwo charakterystyki energetycznej (tylko do umowy sprzedaży),
    • oraz ponadto w przypadku: 1) zawierania umowy sprzedaży: ustalenia transakcyjne (warunki, sposób i data zapłaty ceny, data wydania przedmiotu umowy, numer rachunku bankowego zbywcy, itp.), a w przypadku 2) zawierania umowy darowizny: wartość rynkowa przedmiotu umowy oraz stopień pokrewieństwa

    SPRZEDAŻY LUB DROWIZNA LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ WŁASNOŚĆ:

    Potrzebne będzie przygotowanie następujących dokumentów i danych:

    • dane osobowe stron (*),
    • podstawa nabycia zbywcy (**),
    • numer księgi wieczystej,
    • dowód opłacenia podatku od nieruchomości, opłaty przekształceniowej lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
    • zaświadczenie/informację o braku zaległości w opłatach związanych z eksploatacją lokalu (tylko do umowy sprzedaży),
    • zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu (tylko do umowy sprzedaży),
    • świadectwo charakterystyki energetycznej (tylko do umowy sprzedaży),
    • oraz ponadto w przypadku: 1) zawierania umowy sprzedaży: ustalenia transakcyjne (warunki, sposób i data zapłaty ceny, data wydania przedmiotu umowy, numer rachunku bankowego zbywcy, itp.), a w przypadku 2) zawierania umowy darowizny: wartość rynkowa przedmiotu umowy oraz stopień pokrewieństwa

    SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ (działki gruntu zabudowanej lub niezabudowanej)

    Potrzebne będzie przygotowanie następujących dokumentów i danych:

    • dane osobowe stron (*),
    • podstawa nabycia zbywcy (**),
    • numer księgi wieczystej,
    • wypis z rejestru gruntów,
    • wypis z rejestru budynków (jeżeli nieruchomość jest zabudowana),
    • wyrys z mapy ewidencyjnej (jeżeli ma być zakładana księga wieczysta albo jeżeli nieruchomość jest zabudowana),
    • zaświadczenie ws. rewitalizacji wydane na podstawie 8 ustawy z dnia 9 października 2015 roku o rewitalizacji oraz rozdziału 5 ww. ustawy – wydawane przez Urząd Gminy (tylko do umowy sprzedaży),
    • zaświadczenie z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dotyczące terenu, na którym znajduje się nieruchomość – wydawane przez Urząd Gminy,
    • zaświadczenie „o lasach” z informacją, czy nieruchomość znajduje się na obszarze objętym uproszczonym planem urządzenia lasu sporządzonym dla lasów niestanowiących własności Skarbu Państwa oraz decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach – wydawane przez Starostwo (tylko do umowy sprzedaży),
    • dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu (tylko do umowy sprzedaży),
    • jeżeli nieruchomość jest zabudowana dodatkowo: 1) zaświadczenie, że w budynku nikt nie jest zameldowany (tylko do umowy sprzedaży), 2) dokumenty dotyczące budynku np. pozwolenie na budowę, pozwolenie na użytkowanie, 3) świadectwo charakterystyki energetycznej (tylko do umowy sprzedaży),
    • oraz ponadto w przypadku: 1) zawierania umowy sprzedaży: ustalenia transakcyjne (warunki, sposób i data zapłaty ceny, data wydania przedmiotu umowy, numer rachunku bankowego zbywcy, itp.), a w przypadku 2) zawierania umowy darowizny: wartość rynkowa przedmiotu umowy oraz stopień pokrewieństwa

    (***) jeśli nieruchomość składa się z kilku działek gruntu dokumenty muszą obejmować wszystkie działki; jeśli przedmiotem ma być poza nieruchomością „główną” również udział w działce „drogowej” dokumenty muszą obejmować również działkę „drogową”.

    AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA

    Potrzebne będzie przygotowanie następujących dokumentów i danych:

    • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
    • zaświadczenie o numerze pesel osoby zmarłej (do uzyskania np. w wydziale meldunkowym urzędu dzielnicy/gminy ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego – bezpłatnie do aktu poświadczenia dziedziczenia),
    • odpis skrócony aktu małżeństwa spadkodawcy, jeżeli zmarły pozostawał w małżeństwie w chwili zgonu,
    • odpisy skrócone aktów urodzenia lub małżeństwa (z aktualnym nazwiskiem, np. jeśli kobieta zawarła związek małżeński to odpis skrócony aktu małżeństwa z treści którego wynika  nazwisko panieńskie i noszone obecnie) wszystkich zstępnych zmarłego,
    • testament, jeżeli został sporządzony, jeżeli został sporządzony więcej niż jeden testament konieczne jest przedłożenie wszystkich testamentów,
    • Do spadków otwartych do 13 lutego 2001 roku należy podać czy w skład spadku wchodziło gospodarstwo rolne o powierzchni powyżej 1 ha (szczególne warunki dziedziczenia gospodarstwa rolnego z ustawy – gospodarstwo dziedziczą tylko osoby mające do tego kwalifikacje),
    • Dane osobowe Stawających do aktu (*)

    W przypadku gdy zmarły nie miał dzieci lub któreś z nich nie żyje – informacji o wymaganych dokumentach udzielane są po kontakcie z Kancelarią.

    Przy czynności niezbędna jest obecność wszystkich spadkobierców ustawowych i testamentowych.

    Wszystkie odpisy aktów stanu cywilnego muszą być na nowych drukach – czerwonych A4 .

    Notariusz może poświadczyć dziedziczenie wyłącznie spadku otwartego po 30 czerwca 1984 roku (liczy się data śmierci spadkodawcy).

    ODRZUCENIE SPADKU

    Potrzebne będzie przygotowanie następujących dokumentów i danych:

    • informacja kiedy osoba składająca oświadczenie dowiedziała się o kolejności dziedziczenia, jeśli wchodzi w miejsce rodzica – to np. wypis aktu odrzucenia spadku przez rodzica, jeśli z pisma sądu to pismo sądu itp.,
    • odpis skrócony aktu zgonu – może być w kopii oraz informacja o ostatnim miejscu zamieszkania osoby zmarłej oraz ostatnim miejscu zwykłego pobytu osoby zmarłej,
    • dane osób, które dziedziczą równolegle z osobą składającą oświadczenie, np. małżonek zmarłego, dzieci zmarłego, rodzice zmarłego, rodzeństwo zmarłego itp.,
    • dane osób, które dziedziczą w dalszej kolejności np. dzieci Składającego oświadczenie, rodzice zmarłego, rodzeństwo zmarłego itp., bo o odrzuceniu spadku zawiadamia się wszystkie osoby, które według przedstawionych dokumentów i oświadczenia są powołane do dziedziczenia, choćby w dalszej kolejności (art. 643 kpc),
    • dane osobowe (*).

    UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA

    Potrzebne będzie przygotowanie następujących dokumentów i danych:

    W przypadku małżonków:

    • dane osobowe (*)
    • odpis skrócony aktu małżeństwa

    W przypadku przyszłych małżonków:

    • dane osobowe (*)

    OŚWIADCZENIE O PODDANIU SIĘ EGZEKUCJI

    • dane osobowe (*)
    • pisemna umowa najmu okazjonalnego,
    • oświadczenie najemcy – wskazanie innego lokalu przez najemcę,
    • oświadczenie pisemne właściciela wskazanego lokalu – zgoda na zamieszkanie najemcy w tym lokalu na wypadek egzekucji,

    PEŁNOMOCNICTWO

    Potrzebne będzie przygotowanie następujących dokumentów i danych: 

    • dane osobowe mocodawcy (*) – osoby udzielającej pełnomocnictwa,
    • dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania),
    • zakres umocowania – należy wskazać przy jakich czynnościach ma działać pełnomocnik,
    • opis nieruchomości jeżeli pełnomocnik ma działać przy czynnościach dotyczących nieruchomości (należy podać co najmniej numer księgi wieczystej).

    DODATKOWE INFORMACJE:

    (*) Dane osobowe:

    • Osoby fizyczne: imiona (oba), nazwisko, imiona rodziców, numer dowodu osobistego lub paszportu oraz data ważności tego dokumentu, PESEL, adres zamieszkania.
      + Dodatkowo informacje o stanie cywilnym oraz ewentualnie informacje o zawartych umowach majątkowych małżeńskich, rozwodach, separacji itp. w przypadku, gdy istnieje rozbieżność odnośnie danych wpisanych w księdze wieczystej, dokument potwierdzający zmianę np. odpis skrócony aktu małżeństwa.
    • Osoby prawne: numer KRS, REGON i NIP, ostatni tekst jednolity umowy spółki do wglądu oraz dane osób reprezentujących (imiona, nazwisko, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania).
    • Jeżeli którykolwiek ze Stawających planuje działać przez pełnomocnika, konieczne jest dostarczenie wypisu pełnomocnictwa oraz danych osobowych pełnomocnika (*).

    (**) Podstawa nabycia

    Dokument stanowiący tytuł prawny do przedmiotu zbycia, np.:

    • wypis aktu notarialnego (umowy sprzedaży, darowizny itp.),
    • odpis prawomocnego postanowienia sądu (o stwierdzeniu nabycia spadku, zniesienia współwłasności itp.),
    • wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia.

    W niektórych przypadkach konieczne jest również przedłożenie dokumentu potwierdzającego zwolnienie na podstawie art. 4a ustawy o podatku od spadków i darowizn lub zaświadczenia z Urzędu Skarbowego (właściwego ze względu na miejsce położenia przedmiotu), potwierdzającego uregulowanie podatku od spadków i darowizn lub stwierdzającego, że podatek nie był należny.

    Przedmiot umowy obciążony hipoteką
    W przypadku, gdy przedmiot umowy jest obciążony hipoteką, konieczne jest dostarczenie oświadczenia wierzyciela hipotecznego (np. banku) wyrażającego zgodę na wykreślenie hipoteki lub zaświadczenia o aktualnej wysokości zadłużenia oraz warunkach zwolnienia zabezpieczenia hipotecznego w przypadku całkowitej spłaty wierzytelności.

    Wymeldowanie z lokalu
    Dla strony kupującej korzystniejsze jest, gdy zbywca wymelduje się z lokalu lub budynku przed zawarciem aktu notarialnego. Brak wymeldowania może spowodować, że nowy właściciel będzie musiał przeprowadzić procedurę administracyjną wymeldowania osób, które opuściły lokal, co jest czasochłonne. Formalnie wymeldowanie nie jest jednak warunkiem koniecznym do zawarcia umowy – jeśli nabywcy wyrażą zgodę na późniejsze wymeldowanie, taki zapis może zostać zawarty w akcie. Podobnie kwestia rozliczenia kosztów eksploatacyjnych pozostaje do ustalenia między stronami.

    Zaświadczenia urzędowe na życzenie stron
    Na życzenie stron, zwłaszcza jeśli sprzedający prowadzi działalność gospodarczą, do aktu można dołączyć zaświadczenia z Urzędu Skarbowego, ZUS oraz z Urzędu Gminy lub Miasta, potwierdzające, że wszystkie należności podatkowe i opłaty zostały uregulowane.